Qu’est-ce qui se passe une fois qu’une demande est présentée? Lorsque votre demande de subvention arrive à la Fondation Trillium de l’Ontario, elle est soumise à une évaluation approfondie. Le processus de prise de décision concernant une demande de subvention prend environ 120 jours, depuis la date limite de soumission jusqu’à la ratification du conseil d’administration de la FTO.
Cette évaluation est effectuée par les personnes ci-dessous selon les étapes suivantes :
Étape 1 – Réception de la demande par une coordonnatrice ou un coordonnateur de l’administration du programme communautaire ou provincial qui :
• vérifie si l’organisme et la demande répondent aux exigences de base;
• vérifie si la demande est dûment remplie et accompagnée de toutes les pièces justificatives exigées;
• communique avec l’organisme si la demande n’est pas remplie au complet ou s’il manque des pièces justificatives;
• ferme le dossier si toute l’information manquante n’est pas soumise dans les sept jours ouvrables suivant l’avis.
Étape 2 – Évaluation de la demande par une ou un chef de programme ou une agente ou un agent des subventions qui :
• communique avec l’organisme au besoin pour obtenir plus de renseignements ou pour discuter des façons d’améliorer la demande;
• communique avec des conseillers externes, des experts ou autres organismes actifs dans votre domaine, d’autres bailleurs de fonds et d’autres personnes ou groupes qui pourraient être touchés par le projet. Même si la Fondation considère que la demande est confidentielle, il est possible qu’elle transmette de l’information au sujet de la demande à des conseillers externes ou d’autres bailleurs de fonds;
• travaillera avec la ou le bénévole de la FTO chargé de l’évaluation de la demande;
• pourrait organiser une visite sur place pour rencontrer le personnel, le conseil d’administration, les clients ou les membres de votre organisme.
Étape 3 – Étude de la demande par l’équipe d’évaluation des demandes de subventions communautaires ou par le comité d’évaluation des demandes de subventions provinciales
L’équipe d’évaluation des demandes de chaque région établit les priorités locales; le comité d’évaluation des demandes établit, pour sa part, les priorités au niveau provincial. Ces équipes et ce comité sont guidés dans leur travail par les politiques, les priorités en matière de subventions et les critères d’évaluation de la Fondation Trillium de l’Ontario.
Lorsque les membres de l’équipe ou du comité reçoivent une demande :
• ils déterminent si l’activité proposée constitue un bon investissement pour la Fondation et si l’organisme est le mieux placé pour effectuer le travail;
• ils recommandent à la Fondation soit d’accorder le montant demandé ou un montant réduit, soit de refuser la demande.
Étape 4 – Ratification par le conseil d’administration bénévole de la FTO
Le conseil d’administration de la FTO examine les recommandations des équipes et du comité d’évaluation des demandes, et ratifie les subventions.
Étape 5 – Communication de la décision à l’organisme
Après la réunion du conseil d’administration, si la demande est approuvée, l’organisme reçoit une lettre d’entente. Si la demande est refusée, l’organisme reçoit un avis écrit à cet effet. On encourage les demandeurs à discuter des raisons du refus avec la personne-ressource de la FTO de leur localité, qui leur fournira des conseils pour rédiger leurs futures demandes de subvention.
La Fondation s’efforce de communiquer avec les demandeurs le plus tôt possible après que le conseil d’administration aura pris sa décision.