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Pourquoi et quand doit-on effectuer une évaluation?
Le but premier de l'évaluation consiste à mesurer la réussite d'un projet ou d'un programme à la fin de la période de subvention. Une évaluation peut être enclenchée en cours de projet ou lorsque celui-ci est terminé.
La Fondation Trillium de l'Ontario (FTO) considère l'évaluation des résultats comme un élément important de son processus d'octroi des subventions. L'évaluation est conçue pour fournir des renseignements autant aux bénéficiaires de subvention qu'à la FTO. Tous les deux sont intéressés à déterminer les aspects d'un projet ou d'un programme qui doivent être améliorés en répondant à des questions comme celles-ci :
- Qu'est-ce qui fonctionne? Qu'est-ce qui ne fonctionne pas? Pourquoi?
- Est-ce que l'on répond aux besoins de la population visée? Sinon, pourquoi? Comment peut-on mieux y répondre?
- Le matériel du programme sert-il le but visé? Sinon, pourquoi? Quelles améliorations peut-on apporter au matériel?
- Quelles sont les composantes clés du projet ou du programme qui valent la peine d'être reproduites?
Le bailleur de fonds désire également rendre compte de l'utilisation des fonds en:
- recueillant des preuves sur l'efficacité ou sur les répercussions d'un projet ou d'un programme;
- démontrant aux intervenants que les fonds sont utilisés de façon efficiente et efficace.
Élaboration d’un plan d’évaluation
Même si l'évaluation comme telle ne commence qu'au milieu ou à la fin de l'initiative, la planification de l'évaluation doit être intégrée dans la conception de l'initiative bien avant son début. Cette façon de procéder vous permet :
- d'identifier et de mettre en place le procédé et les outils nécessaires pour recueillir et analyser l'information dont vous aurez besoin pour faire l'évaluation;
- d'identifier et d'obtenir les ressources nécessaires pour faire l'évaluation.
L'évaluation devrait vous informer sur l'atteinte des résultats visés et la réussite des activités. Les indicateurs ou mesures que vous avez définis à l'égard des résultats et activités de votre projet serviront de point de départ en vue de votre évaluation. De plus, votre plan d'évaluation devrait préciser les éléments suivants :
- Mode de collecte de données : comment vous allez recueillir les données dont vous avez besoin pour vos mesures ou indicateurs (par ex. registre des activités, registre des présences, bilan des documents du projet, entrevues face à face, sondage téléphonique, groupes de discussion).
- La façon dont vous comptez évaluer l’information.
- Rapport et utilisation des résultats de l'évaluation : ce dont vous allez rendre compte et à qui vous allez présenter vos résultats.
- Délégation des responsabilités et calendrier : qui sera chargé de recueillir les données et de les évaluer; et quand.
Points fondamentaux de l’évaluation
- Structurez votre évaluation en fonction de l'envergure et de la complexité de votre initiative. Si vous demandez une subvention de 15 000 $ afin d'acheter des arbres et de les planter dans un parc local, votre plan d'évaluation sera très simple parce que les résultats et les activités de votre initiative sont clairs et que leur portée et leur nombre sont plutôt limités. Par contre, si vous demandez une subvention de 250 000 $ pour un projet échelonné sur trois ans qui fait appel à la participation de plusieurs collaborateurs, vous devrez élaborer un plan d'évaluation plus détaillé.
- Collecte de données : si possible, recourez à une combinaison de méthodes. Une collecte de données effectuée avant le projet et une autre après le projet vous permettront de démontrer les changements qui se sont opérés tout au cours de la durée du projet.
- Analyse des données : analysez toutes les données que vous avez recueillies; groupez-les selon les thèmes ou les tendances qui se dégagent. La participation du plus grand nombre possible de personnes dans l’interprétation des données peut générer des perspectives variées.
- Transmission des résultats : les rapports décrivant vos résultats peuvent être courts; ils devraient souligner les points suivants :
- ce que vous avez accompli;
- les résultats imprévus;
- les leçons retenues.
- Utilisation des résultats : les résultats de l’évaluation devraient être introduits dans la planification du projet, afin d’effectuer tout rajustement nécessaire; les résultats devraient être communiqués au personnel, aux bénévoles, aux bailleurs de fonds, aux participants du programme, aux organismes partenaires et aux personnes qui effectuent le même genre de travail.
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