Exigences de reconnaissance et présentation de rapports Qu’est-ce qui se passe une fois qu’une demande est approuvée? Les organismes qui reçoivent des fonds publics par le biais d’une subvention de la Fondation Trillium de l’Ontario doivent rendre compte de l’utilisation de ces fonds. 1. Lettre d’entente Une fois que le conseil d’administration de la Fondation Trillium de l’Ontario a approuvé une demande de subvention, une lettre d’entente est envoyée à l’organisme bénéficiaire, précisant les conditions rattachées à sa subvention et les résultats visés. La lettre d’entente est un contrat à valeur juridique. Une fois que la lettre a été signée par une personne ayant l’autorité légale requise pour engager l’organisme et qu’elle a été renvoyée à la FTO, le premier versement de la subvention sera effectué pourvu que toutes les conditions spéciales aient été remplies. 2. Reconnaissance de l’aide de la Fondation La reconnaissance publique de la subvention et des activités qu’elle soutient est une façon importante pour l’organisme bénéficiaire et la Fondation de dire publiquement ce que fait l’organisme tout en rendant compte ouvertement de l’utilisation des fonds publics. Certains renseignements concernant les organismes qui reçoivent des subventions de la FTO, y compris leur nom, leur adresse, leurs numéros de téléphone et de télécopieur ou leur adresse de courriel, peuvent être rendus publics par la FTO. La Fondation se réserve le droit d’annoncer publiquement l’octroi de toute subvention. Tous les organismes bénéficiaires reçoivent une plaque qu’ils sont tenus d’afficher dans un endroit très achalandé. De plus, la Fondation s’attend à ce que les organismes bénéficiaires reconnaissent son soutien dans leurs annonces publiques, dans leurs communiqués, lors d’événements spéciaux et sur leur site web. Une mention convenable de l’aide de la FTO doit également figurer dans les rapports annuels, bulletins, programmes d’activités et expositions. Certaines subventions présentent d’autres possibilités de reconnaissance publique de l’aide de la Fondation (p. ex. festivals, rampes d’accès, édifices historiques, parcs et sentiers). Le cas échéant, la lettre d’entente renfermera de l’information sur la reconnaissance qu’il faut accorder à la Fondation. 3. Rapports Tous les bénéficiaires sont tenus de rendre compte des travaux pour lesquels ils ont reçu une subvention. La lettre d’entente précisera la date de présentation des rapports. Les demandeurs qui reçoivent une subvention d’une durée d’un an ou moins doivent présenter un rapport final une fois que la subvention aura pris fin. Dans le cas des subventions pluriannuelles, les bénéficiaires doivent présenter un rapport d’étape à la fin de chaque année, ainsi qu’un rapport final une fois que la subvention aura pris fin. La présentation des rapports d’étape et des rapports finaux doit être effectuée à l’aide des formulaires de rapport les plus récents. La négligence à soumettre un rapport d’étape à temps aura pour effet de retarder le prochain versement de la subvention. La négligence à présenter un rapport final peut nuire au droit d’un organisme à recevoir d’autres subventions de la Fondation. Le personnel de la Fondation étudie tous les rapports et peut demander de l’information supplémentaire s’il a des questions ou besoin d’éclaircissements. 4. Gardez le contact! Le nom de la personne avec qui vous aurez le plus de contacts à la FTO figurera dans la lettre d’entente. Cette personne-ressource sera en mesure d’offrir aux bénéficiaires un soutien et un encadrement pendant toute la durée de la subvention. On s’attend à ce que les organismes qui reçoivent des subventions de la FTO informent leur personne-ressource à la FTO de tout changement pouvant avoir un impact sur leur projet.