Fiche d'information pour remplir le budget de la demande

Introduction

Cette fiche d’information a pour but d’aider les demandeurs de subvention à élaborer et à présenter le budget de leur initiative dans son ensemble, et à dire avec précision ce qu’ils demandent à la Fondation Trillium de l’Ontario (FTO). Le Budget de la demande de subvention se trouve à la page 13 du formulaire de demande de subvention de la FTO. Les demandeurs de subvention doivent indiquer dans ce formulaire toutes les dépenses qu’ils prévoient engager et tous les revenus qu’ils prévoient recevoir pour leur initiative.

But du Budget de la demande de subvention

Le Budget de la demande de subvention présente une ventilation du coût total de l’initiative et de la contribution provenant de la FTO et des autres sources de financement (donateurs individuels, événements de collecte de fonds, entreprises donatrices et autres bailleurs de fonds). Veuillez remplir un Budget de la demande de subvention distinct pour chaque année de votre demande de subvention (c’est-à-dire chaque période de 12 mois). Par exemple, si vous demandez une subvention qui s’échelonne sur trois ans, vous devez remplir trois Budgets de la demande de subvention – un pour chaque année de la subvention.

Pour les demandes de subventions pluriannuelles seulement :
Télécharger d'autres exemplaires du formulaire Budget de la demande

Comment remplir le formulaire

Nous allons maintenant donner une courte description de chaque colonne du Budget de la demande de subvention, en allant de gauche à droite. Vous trouverez une explication plus détaillée des postes de dépense et des en-têtes des colonnes dans les sections « Glossaire » et « Notes explicatives » de cette fiche d’information.

Première colonne – Poste de dépense

La première colonne, qui se trouve du côté gauche du formulaire, sert à énumérer les dépenses qui seront engagées pour toute l’initiative, dans chacun des six postes de dépense. Ces postes sont très importants : si votre demande est approuvée, les fonds seront attribués à chacun de ces postes, conformément à votre lettre d’entente. On vous demandera ensuite de rendre compte des dépenses que vous avez faites dans chaque poste, comme il sera précisé dans votre lettre d’entente.

Deuxième colonne – Total des dépenses

Chaque dépense de 1 000 $ et plus doit être inscrite séparément dans le formulaire. Les dépenses de moins de 1 000 $ doivent être groupées et inscrites dans le poste approprié, sous le titre « Autres dépenses ».

Dans chacun des six postes, toutes les dépenses indiquées doivent être détaillées dans des notes explicatives que vous fournissez sur une feuille à part. Ces notes expliquent comment les dépenses ont été calculées. Par exemple, si votre projet prévoit une dépense d’immobilisations, comme l’achat de matériaux pour faire un plancher, vous devez indiquer dans vos notes explicatives la superficie totale du plancher et le coût des matériaux par pied carré (p. ex. 250 pieds carrés à 20 $ le pied carré). Vous trouverez dans la section « Notes explicatives » de cette fiche d’information une courte description de la façon de détailler vos dépenses.

De la troisième à la septième colonne – Revenus

La partie du Budget de la demande de subvention couvrant les revenus sert à inscrire tous les revenus prévus (argent et contributions non financières) pour couvrir chaque poste de dépense, aussi bien les revenus que vous avez demandés pour cette initiative que ceux qui ont été confirmés.

Dans la troisième colonne, vous indiquez les fonds que vous demandez à la FTO.

Dans la quatrième et la cinquième colonne, vous indiquez les revenus provenant d’autres sources (p. ex. collectes de fonds, dons, autres subventions). Dans la sixième et la septième colonne, vous inscrivez les contributions non financières accordées par votre organisme, des organismes partenaires et d’autres sources (p. ex. heures de travail des employés, loyer applicable à des bureaux et frais administratifs). Ces contributions sont soit « confirmées », c’est-à-dire qu’elles ont été approuvées par l’organisme qui les accorde, soit « possibles » si la demande a été faite mais n’a pas encore été approuvée.

Pour chaque poste de dépense, la somme des montants inscrits dans les trois types de revenus (de la troisième à la septième colonne) doit être égale au montant que vous avez indiqué dans la colonne du « Total des dépenses ».

Huitième colonne – Renseignements

La colonne qui se trouve tout à fait à droite du formulaire est l'endroit où vous devez indiquer chaque organisme ou chaque source (autre que la FTO) de qui vous prévoyez recevoir des revenus ou une contribution non financière pour cette initiative.

Glossaire

Les notes en bas de page du Budget de la demande de subvention expliquent brièvement ce que signifient certains des termes utilisés dans le formulaire. Le glossaire que voici vous donne la définition de certains des autres termes utilisés.

 

Salaires et avantages sociaux

Indiquez les salaires et les avantages sociaux de toutes les personnes qui travailleront directement pour cette initiative. Le personnel permanent inclut les employés à temps plein et à temps partiel. Le personnel à contrat inclut les employés temporaires. Inscrivez les services des consultants rémunérés à l’acte dans le poste de dépense correspondant aux services offerts. Par exemple, les services d’un avocat ou d’un comptable vont dans le poste de dépense « Administration », alors que les services des professionnels qui participent à l’évaluation de l’initiative vont dans le poste de dépense « Évaluation ».

Rappelez-vous que le coût des salaires et des avantages sociaux des employés doit être divisé en fonction des besoins de votre initiative. Par exemple, si la directrice consacre une journée par semaine à votre initiative, le montant à inscrire pour son salaire et ses avantages sociaux doit équivaloir à seulement 20 % (un cinquième) du coût total de son salaire et de ses avantages sociaux.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur les salaires et les avantages sociaux dans le site web de la FTO, à la page intitulée « Formulaires de rapports » qui se trouve dans la section « Info pour les bénéficiaires ».

Coûts du programme

Inscrivez dans ce poste les dépenses qui se rapportent à l’élaboration et à la mise en oeuvre de votre initiative, telles que le coût de la conception et de l’impression de brochures, le coût de la photocopie du matériel de promotion, le kilométrage et les frais d’obtention des licences et des permis.

Administration

Inscrivez ici les dépenses que votre organisme doit engager pour pouvoir fonctionner. On pense, par exemple, à la photocopie, à la location de matériel de bureau, au loyer, à l’achat de fournitures de bureau, aux services de messageries, à la comptabilité et aux frais juridiques. Rappelez-vous de diviser ces dépenses en fonction des besoins de votre initiative. Par exemple, si le personnel de l’initiative occupe seulement une petite partie du bureau, disons le dixième, le montant du loyer doit correspondre à 10 % du coût total du loyer.

Immobilisations

Indiquez dans ce poste le coût de l’achat des biens qui seront utilisés spécifiquement pour l’initiative. Exemples : ordinateurs et matériel informatique, fourgonnette, matériaux de construction et main-d’oeuvre.

Évaluation

Ce poste inclut uniquement les dépenses qui seront engagées pour l’évaluation de votre initiative. Il s’agit normalement des frais de consultation, mais il peut aussi y avoir d’autres dépenses, comme, par exemple, les frais de photocopie des résultats d’un sondage sur la satisfaction des clients qui seront inclus dans l’évaluation de l’initiative ou du programme, ou le coût de la location d’une salle pour la tenue de consultations auprès d’un groupe de discussion ou le coût des boissons servies à cette occasion.

Divers

Inscrivez dans ce poste les dépenses qui ne s’insèrent pas dans les cinq autres postes.

Total des dépenses

Chaque dépense de 1 000 $ et plus doit être inscrite séparément dans le formulaire, dans le poste approprié. N’oubliez pas d’inclure la TPS et les autres taxes applicables. Si votre organisme est exempté de certaines taxes, n’incluez pas ces taxes dans vos dépenses. Les dépenses d’une valeur de moins de 1 000 $ doivent être inscrites dans le poste approprié sous le titre « Autres dépenses », puis décrites dans les notes explicatives.

Le montant inscrit pour chaque poste de dépense dans la colonne du « Total des dépenses » doit être égal à la somme des montants inscrits pour les trois types de revenus (Fonds demandés à la FTO + Revenus d’autres sources + Contributions non financières).

Revenus

Dans chaque poste de dépense, la somme des trois types de revenus (Fonds demandés à la FTO + Revenus d’autres sources + Contributions non financières) doit être égale au montant indiqué dans la colonne du « Total des dépenses ».

Revenus d’autres sources

Les « Revenus d’autres sources » sont les subventions, les dons, les commandites, les frais d’adhésion et les autres formes de soutien financier que vous avez reçus ou que vous comptez recevoir de particuliers ou d’organismes autres que la FTO et qui se rapportent à l’initiative. N’oubliez pas d’inclure les revenus provenant de votre propre organisme si vous accordez des fonds de fonctionnement à l’initiative.

 

Contributions non financières

Les « Contributions non financières » sont des dons de biens ou de services (et non pas d’argent) qu’un organisme, y compris le vôtre, ou qu’un particulier accorde à l’initiative, ou que votre organisme fournit gratuitement. Les contributions non financières peuvent inclure le matériel de bureau, le bois de construction, de l’espace publicitaire dans un journal ou encore un véhicule donné. Elles comprennent également les services dont la valeur en argent peut être calculée avec exactitude, tels que les services juridiques, de conception graphique ou de comptabilité qui sont donnés bénévolement.

Le temps donné bénévolement est une contribution très précieuse. Vous devez l’inclure dans votre réponse à la question C7 du formulaire de demande de subvention, et non pas dans le Budget de la demande de subvention.

Inscrivez dans les « Contributions non financières » les biens et services que votre propre organisme donne à l’initiative – par exemple, le soutien administratif et la supervision. Le montant des contributions non financières doit représenter la juste valeur marchande des biens et services donnés.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur les contributions non financières dans le site web de la FTO, à la page intitulée « Formulaires de rapports » qui se trouve dans la section « Info pour les bénéficiaires ».

Revenus confirmés ou possibles

Les revenus confirmés sont les contributions pour lesquelles votre organisme a reçu un engagement par écrit. Les revenus possibles sont les contributions que votre organisme peut raisonnablement s’attendre à recevoir, mais qui n’ont pas encore été confirmées. Les revenus possibles incluent les subventions pour lesquelles vous avez fait une demande, les dons prévus, les recettes prévues provenant de la vente de billets au guichet, ou les revenus prévus qui proviendront de collectes de fonds.

Renseignements

Pour chaque organisme qui vous accorde des revenus ou des contributions non financières confirmés ou possibles (autre que votre propre organisme), vous devez fournir les renseignements suivants:

• le nom de l’organisme;
• le nom d’une personne-ressource;
• le numéro de téléphone;
• l’adresse de courriel (s’il y en a une).

Avant de nous envoyer votre demande, dites à toutes ces sources que vous faites une demande de subvention à la FTO parce qu’il est possible que nous communiquions avec elles pour confirmer ou préciser leur contribution. Par respect de la confidentialité et de la vie privée, ne nous donnez pas de liste de vos donateurs qui sont des particuliers. Lorsque la source confirmée est un particulier OU votre propre organisme, indiquez « donateur privé » ou « demandeur » dans la colonne « Source et personne-ressource ».

 

Notes explicatives

Les demandeurs de subvention doivent fournir des notes expliquant en détail les dépenses inscrites dans le Budget de la demande de subvention. Par exemple, si vous dites que les dépenses au titre des salaires s’élèvent à 70 800 $, vous devez expliquer dans vos notes que ce montant représente le salaire de 30 000 $ par année de deux employés à temps plein, plus 18 % pour les avantages sociaux.

Les notes doivent couvrir toutes les dépenses indiquées dans la colonne du « Total des dépenses ». Par exemple, si vous avez inscrit « honoraires » dans le poste « Coûts du programme », vous devez indiquer dans vos notes le montant de ces honoraires et à qui ils seront versés (p. ex. un conférencier ou une présentatrice).

Les notes doivent être présentées sur une feuille à part. Vous trouverez ci-dessous un exemple de notes explicatives:

Télécharger un modèle des notes explicatives du budget :

PDF 42 kb

MS Word 22 kb

N.B. : Pour ouvrir les fichiers PDF, il faut télécharger gratuitement l'application Acrobat Reader :

Modèle des notes explicatives du budget

Poste de dépense	Total des dépenses		Notes
Salaires et avantages sociaux :
Coordonnatrice	40 000 $		34 000/année, plus 18 % pour les avantages sociaux
Assistante	30 000 $		18 $/h x 27 h/semaine x 52 semaines, plus 18 % pour les avantages sociaux
Total :	70 000 $
Coûts du programme :
Brochures	2 000 $		2,700 brochures @ .75 $/brochure
Kilométrage	1 500 $		5,000 km @ .30 $/km
Licenses/permis	350 $		permis de construction – 350 $
Total :	3 850 $
Administration :
Photocopie-dépliants	600 $		6,000 copies @ .10 $/copie
Loyer	5 400 $		bureau = 1/2 de la superficie totale du bureau; loyer mensuel = 900 $; loyer pour cette initiative = 450 $/mois x 12 mois
Total :	6 000 $
Immobilisations :
Toiture			Matériaux = 3 400 $; main-d’oeuvre = 4 600 $; taxes provinciales = 8 %; TPS = 7 %
Total :	9 200 $
Évaluation :
Location d’une salle pour un groupe de discussion			5 groupes de discussion x 200 $/location de salle
Total :	1 000 $
Divers (précisez) :
Total :
Total des dépenses	90 050 $

 

Donnez tous les détails

Vous devez remplir toutes les parties du Budget de la demande de subvention. Si un poste de dépense ou une colonne ne s’applique pas à vous, inscrivez « 0 $ » ou « Sans objet ». Si vous ne savez pas exactement quelle réponse donner, demandez conseil à la FTO.

Vérifiez vos calculs

Une fois le Budget de la demande de subvention terminé, vérifiez tous vos calculs.