Fiche d'information pour rediger une entente de collaboration

Un partenariat se compose de deux organismes ou plus qui soumettent conjointement une demande pour atteindre un objectif commun. Chaque organisme participant tirera des avantages de cette collaboration, prendra part aux décisions et rendra des comptes à son ou ses partenaires. Un partenariat peut inclure des organismes admissibles et inadmissibles, mais au moins un de ses membres doit être un organisme admissible.

La Fondation Trillium de l’Ontario (FTO) demande aux groupes qui présentent une demande en tant que partenariat de rédiger une entente de collaboration dans laquelle ils expliquent comment ils vont travailler ensemble. La FTO s’engage à aider les projets de partenariat par le biais de ses programmes de subvention et reconnaît que de bons partenariats efficaces nécessitent une sérieuse planification.

Votre entente de collaboration devra être simple et se limiter à quelques pages. Une simple discussion avec vos membres pourra suffire ou, peut-être, planifierez-vous quelques réunions pour mettre au point tous les détails de votre relation de travail. Une fois ceci terminé, votre entente devra décrire clairement comment vous communiquerez, les rôles que jouera chaque membre, comment les décisions seront prises, comment l’argent sera dépensé et comment vous rendrez des comptes sur la manière dont l’argent a été dépensé, et enfin comment les rapports seront préparés.

Une entente de collaboration est un document vivant, que vous modifierez à mesure que la nature de votre travail et vos relations changeront. La FTO pourra demander aux bénéficiaires ayant de nouveaux partenariats et des projets de plus d’un an de soumettre une entente de collaboration révisée à la fin de la première année, car vous aurez modifié votre manière de travailler ensemble. Les bénéficiaires pourront aussi le faire d’eux-mêmes. Votre plan aidera également le personnel de la FTO à évaluer la force de votre collaboration et votre capacité à travailler ensemble.

Choisissez un nom pour votre partenariat, et utilisez-le pour répondre à la question A3 dans la Demande de subvention de la FTO.

Inscrivez les noms, adresses et numéros de téléphone des groupes qui constituent votre partenariat et les rôles joués par chaque groupe dans le cadre du projet. Indiquez qui assumera le rôle d’organisme principal, c’est-à-dire l’organisme qui fait la demande et qui accepte la responsabilité de la gestion de votre projet dans l’entente avec la FTO, et quel organisme parlera publiquement au nom du partenariat.

Expliquez brièvement pourquoi votre partenariat a été formé, et qui profitera de votre travail commun. Quand vous pensez à qui en profitera, ne vous limitez pas seulement aux bénéficiaires directs de vos activités, mais pensez aux avantages pour une communauté plus vaste. Voici des exemples :

Un partenariat regroupant un club philanthropique et un organisme sportif pour enfants non constitué en société décide d’améliorer l’éclairage dans le terrain de baseball d’une petite communauté rurale. Les jeunes de la communauté en profitent, car ils sont plus nombreux à pouvoir jouer grâce aux heures prolongées le soir. Cependant, les entreprises locales et les propriétaires de maisons en profitent aussi, car la nouvelle activité pour les jeunes réduit le vandalisme et améliore la solidarité locale.
Un théâtre communautaire forme un partenariat avec le bureau de tourisme local afin de créer une maison de production pour un théâtre d’été. Les avantages de ce projet incluent de nouveaux emplois en marketing et en production, de nouvelles possibilités pour les jeunes de la région de découvrir le théâtre et des retombées économiques pour la communauté générés par les dépenses des touristes.
Un partenariat d’organismes intéressés par les services de relève crée un réseau de fournisseurs de soins à domicile bénévoles. Les avantages directs de ce projet vont aux familles et aux bénéficiaires des soins. Cependant, les organismes locaux profitent aussi des nouvelles compétences et des nouvelles relations créées par une vision partagée et un effort commun pour réaliser un projet qu’un seul organisme ne pourrait pas entreprendre sans aide.

Indiquez la durée de l’entente entre les membres du partenariat, la date de la signature de l’entente et, le cas échéant, la date à laquelle l’entente prendra fin.

Processus de prise de décision

Indiquez comment votre partenariat prendra les décisions. Les partenariats doivent mettre en place des structures et créer des processus de prise de décision. Les partenariats existants auront peut-être simplement besoin de mettre par écrit ce qu’ils font déjà. Cependant, parfois en discutant de la manière dont votre groupe prend des décisions, il se peut que de nouvelles questions et de nouvelles idées émergent.

La prise de décision partagée, la responsabilité et l’obligation de rendre des comptes sont des éléments importants d’un travail coopératif. La plupart des groupes utilisent un processus de discussion suivi d’un processus de prise de décision officiel, par exemple, un vote avec une décision à la majorité ou par consensus. Il existe de nombreux processus de prise de décision. L’important est que vous sachiez que, quand une décision est prise, elle est appuyée par le partenariat, et que la méthode de prise de décision officielle que vous avez choisie convient au style et aux exigences de votre groupe.

Les partenariats avec des projets simples, par exemple, deux groupes prenant des décisions pour l’achat d’équipement, peuvent avoir une entente simple selon laquelle chaque groupe membre approuvera les achats. Les projets plus grands nécessitent un comité ou un conseil avec un processus de prise de décision officiel dûment expliqué.
La prise de décision dans un partenariat peut être un processus dans lequel la majorité des membres prennent les décisions, ou une entente qui autorise une prise de décision représentative au nom des membres du partenariat.
Des groupes choisissent un processus de prise de décision avec un vote à la majorité. D’autres préfèrent travailler avec un processus par consensus, dans lequel le groupe traite de toutes les objections soulevées par le groupe jusqu’à ce que tous les membres s’accordent. Ces deux méthodes nécessitent que le groupe décide d’un processus clair afin que tous les membres du partenariat sachent quand une décision a été prise.
Peu importe le processus de prise de décision que vous choisissez, les membres du partenariat doivent examiner en détail quels types de décision devront être pris, qui les prendra, et comment on en fera le suivi et en rendra compte à l’ensemble du groupe. Dans les partenariats disposant de personnel, où les décisions quotidiennes sont déléguées aux employés et où le partenariat prend les décisions en matière de politiques et de planification, il est nécessaire de fixer des paramètres clairs pour les décisions prises par le personnel. Parmi les décisions que vous aurez peut-être à prendre figurent :
- l’autorité pour dépenser de l’argent au nom du partenariat;
- les décisions en matière d’embauche;
- les décisions concernant les politiques ou l’orientation de votre programme;
- les décisions de demander des subventions;
- les décisions en matière de planification.
Cette section devra aussi inclure un processus simple pour la résolution de conflits. Si votre processus de prise de décision échoue, par exemple, avec un partage des voix, ou si votre groupe est en conflit, quel processus utiliserez-vous pour résoudre le problème?

Identifiez qui sera l’organisme principal pour le partenariat. L’organisme principal doit être un organisme sans but lucratif constitué en société, un organisme de bienfaisance enregistré ou un autre organisme admissible à une subvention de la FTO. Le partenariat désigne l’organisme principal pour entrer en relation contractuelle avec la FTO. Par conséquent, l’organisme principal signe la lettre d’entente, accepte les fonds et assume la responsabilité de rendre des comptes aux autorités fiscales ainsi que toute autre obligation de rendre des comptes.

Tous les membres du partenariat doivent savoir comment l’argent de la subvention est géré. Cette section devra inclure :

Identifiez quel membre du partenariat sera responsable de chacune des tâches nécessaires à la planification, la réalisation et l’évaluation du projet pour lequel vous demandez l’aide financière de la FTO.