Preuve d’admissibilité
Les demandeurs individuels doivent annexer un exemplaire complet des documents
qui confirment l’admissibilité de leur organisme. Ces documents comprennent les lettres patentes, l’avis d’enregistrement d’organisme de bienfaisance ou les actes constitutifs spéciaux.
Les demandeurs des Premières nations doivent présenter une résolution du conseil
de bande autorisant la demande. Les Métis et autres peuples autochtones doivent joindre
à leur demande une preuve du statut de leur organisme, telle que des lettres patentes ou l’avis d’enregistrement d’organisme de bienfaisance.
Si votre organisme est un bureau local ou régional ou un organisme membre qui n’est pas enregistré ou constitué en société et qui fait partie d’un organisme provincial ou national, vous devez soumettre la preuve d’admissibilité de l’organisme provincial ou national.
Pour les demandes présentées par un partenariat, soumettez une preuve
d’admissibilité pour l’organisme principal seulement.
Budget de la demande de subvention
Vous pouvez vous procurer une fiche d’information sur la façon de remplir ce formulaire dans la section Outils de notre site web ou nous appeler pour en faire la demande.
Plan de travail
Veuillez remplir le plan de travail qui se trouve à la page 15 ou sur le site web de la FTO et soumettez-le avec votre demande. Si la demande porte sur plusieurs années, fournissez un plan pour chacune de ces années. Vous trouverez dans la section Outils du site web de la FTO une fiche d’information sur la façon de remplir le plan de travail.
Liste des membres élus de votre conseil d’administration
Cette liste doit inclure le nom des membres du conseil d’administration, leurs fonctions
au sein du conseil d’administration, leur numéro de téléphone et leur adresse de courriel. Veuillez également indiquer leur situation professionnelle si elle a trait à leur participation
au sein du conseil d’administration.
• Si la demande est présentée par un bureau local ou régional ou un organisme membre qui n’est pas enregistré ou constitué en société et qui fait partie d’un organisme provincial ou national, veuillez joindre la liste des membres du conseil d’administration de l’organisme provincial ou national ainsi que de l’organisme local.
• Si la demande est présentée par un partenariat, veuillez fournir une liste des
membres du conseil d’administration de l’organisme principal.
• Si la demande est présentée par une municipalité, une régie locale des services publics ou une Première nation, veuillez annexer une liste des membres du conseil municipal ou du conseil de bande.
États financiers
Annexez les états financiers des deux exercices terminés les plus récents.
• Si vos revenus annuels bruts sont supérieurs à 250 000 $ pour les deux exercices terminés les plus récents, vous devez présenter des états financiers qui ont été vérifiés par un expert-comptable autorisé.
• Si vos revenus annuels bruts se situent entre 100 000 et 250 000 $ pour les deux exercices terminés les plus récents, nous préférons que vous présentiez des états financiers qui ont été vérifiés ou examinés par un expert-comptable autorisé. Si ces documents ne sont pas disponibles, vous pouvez présenter pour chaque exercice des états financiers préparés à l’interne qui comprennent un état des recettes et dépenses et un bilan.
• Si vos revenus annuels bruts sont inférieurs à 100 000 $ pour les deux exercices terminés les plus récents, vous pouvez présenter des états financiers préparés à l’interne. Pour chaque exercice, les états financiers doivent comprendre un état des recettes et dépenses et un bilan. Si votre organisme ne prépare pas d’états financiers, vous pouvez vous servir du formulaire États financiers qui se trouve sur notre site web sous la rubrique Modèles et exemples de la section Outils.
Si la demande est présentée par un bureau local ou régional ou un organisme membre qui n’est pas enregistré ou constitué en société et qui fait partie d’un organisme provincial ou national, veuillez joindre les états financiers de l’organisme provincial ou national ainsi que ceux du bureau local ou régional ou de l’organisme membre.
Si la demande est présentée par un partenariat, veuillez joindre les états financiers de l’organisme principal. Si des états financiers sont produits pour le partenariat, veuillez Ies annexer également.
Budget de fonctionnement actuel
Ce budget de fonctionnement décrit les recettes et les dépenses prévues de l’organisme pour l’exercice complet en cours. Veuillez indiquer la fin de votre exercice. Votre budget
de fonctionnement ne doit pas inclure la subvention demandée à la FTO dans les recettes ou dans les dépenses connexes. Expliquez toute augmentation ou réduction importante
des recettes d’exploitation de l’exercice précédent.
Si la demande est présentée par un bureau local ou régional ou un organisme membre qui n’est pas enregistré ou constitué en société et qui fait partie d’un organisme provincial ou national, veuillez joindre les budgets de fonctionnement actuels de l’organisme provincial ou national et du bureau local ou régional ou de l’organisme membre.
Si la demande est présentée par un partenariat, veuillez joindre le budget de fonctionnement actuel de l’organisme principal. Si un budget de fonctionnement est
élaboré pour le partenariat, veuillez I’annexer également.
Trois références
Les trois personnes extérieures que vous choisissez comme références doivent connaître votre organisme, son travail dans la communauté et sa capacité à mettre en œuvre l’initiative. Ces personnes sont des experts dans votre domaine ou des membres d’autres organismes avec qui vous avez déjà travaillé ou des membres d’autres organismes de qui vous avez déjà reçu une subvention. Vous devez fournir leurs numéros de téléphone et, le cas échéant, leur adresse de courriel. Veuillez vous assurer que ces personnes sont familières avec votre demande. Il n’est pas nécessaire de fournir des lettres de référence.
La pièce justificative suivante n’est exigée que pour les demandes présentées
par un partenariat :
Entente de collaboration
Si vous faites une demande en tant que partenariat, vous devez joindre un exemplaire
de l’entente de collaboration signée par chaque organisme membre. Dans la section
Outils de notre site web, vous trouverez une fiche d’information pour rédiger une entente
de collaboration. Vous pouvez aussi nous appeler pour en faire la demande.
La pièce justificative suivante est exigée pour les demandes provenant de municipalités :
Lettre d’accompagnement
Toutes les demandes provenant de municipalités doivent comprendre une lettre
d’accompagnement confirmant que la municipalité compte une population de 20 000 habitants ou moins (recensement de 2001), qu’elle n’est pas en défaut en vertu de la
partie III de la Loi sur les affaires municipales et que sa demande ne s’applique pas à des frais ayant été couverts par la municipalité dans les années passées. Une lettre type est disponible sous la rubrique Modèles et exemples de la section Outils de notre site web ou vous pouvez nous appeler pour en faire la demande.
La pièce justificative suivante n’est exigée que pour les bureaux locaux ou régionaux ou organismes membres qui ne sont pas enregistrés ou constitués en sociétés et qui font partie d’organismes provinciaux ou nationaux :
Lettre provenant de l’organisme provincial ou national enregistré ou constitué
en société
Une lettre de l’organisme provincial ou national autorisant la demande et acceptant la responsabilité de la subvention. Une lettre type est disponible sous la rubrique Modèles
et exemples de la section Outils de notre site web ou vous pouvez nous appeler pour
en faire la demande.
Les pièces justificatives suivantes ne sont exigées que s’il s’agit d’une demande pour des subventions d’immobilisations pour le coût des travaux de rénovation et l’achat d’équipement :
Un bail de cinq ans ou la preuve de propriété de l’immeuble qui sera rénové, ou
encore l’entente d’utilisation du terrain qui sera amélioré.
Des estimations des dépenses établies par deux fournisseurs différents pour
chaque pièce d’équipement d’une valeur supérieure à 1 000 $ et des estimations établies par deux entrepreneurs différents pour les rénovations proposées.
Des photos de toutes les parties de l’immeuble où il y aura des rénovations.